Manajemen arsip |

Manajemen Arsip

Pastikan perhatian dan perlindungan yang tepat diberikan pada semua catatan,

dan bukti dan informasi yang dikandungnya dapat diambil dengan lebih efisien dan efektif.

IKHTISAR
MANFAAT
RENCANA FILE

Ikhtisar

Pengelolaan dokumen OpenKM mendukung perangkat lunak pengelolaan arsip. Enterprise Content Management - ECM - adalah istilah yang didefinisikan pada tahun 2005 oleh profesional informasi yang telah bersaing dengan konsep lain seperti EDRMS atau ERMS. Ada banyak literatur dengan istilah yang berkaitan dengan pengelolaan dokumen, seperti; ECM, EDRMS, ERMS, DM, KM antara lain, lebih dipengaruhi oleh aturan pemasaran daripada alasan obyektif.

Namun kita lebih menyukai istilah EDRMS (Enterprise Document and Record Management System), mungkin dengan kesuksesan yang lebih rendah di dunia pemasaran tapi dari sudut pandang kita lebih ketat dan representatif.

Manajemen informasi dalam manajemen rekaman, adalah bidang manajemen yang bertanggung jawab atas pengendalian yang efisien dan efisien dari pembuatan, penerimaan, pemeliharaan, penggunaan dan disposisi catatan, termasuk proses untuk menangkap dan memelihara bukti dan informasi tentang kegiatan bisnis dan transaksi dalam bentuk dari catatan Catatan adalah informasi yang dibuat, diterima, dan dipelihara sebagai bukti dan informasi oleh organisasi atau orang, sesuai dengan kewajiban hukum atau dalam transaksi bisnis. Mencatat solusi perangkat lunak manajemen mengatur praktik manajer rekaman dan setiap orang yang membuat atau menggunakan catatan selama kegiatan bisnis mereka. Manajemen arsip elektronik dalam suatu organisasi meliputi:

Menetapkan kebijakan dan standar.
Menugaskan tanggung jawab dan wewenang.
Menetapkan dan mengundangkan prosedur dan pedoman.
Manajemen informasi.

Menyediakan berbagai layanan yang berkaitan dengan pengelolaan dan penggunaan catatan.
Perancangan, implementasi dan administrasi sistem khusus untuk mengelola catatan.
Mengintegrasikan manajemen catatan ke dalam sistem dan proses bisnis.

Semua organisasi perlu mengidentifikasi lingkungan peraturan yang mempengaruhi aktivitas dan persyaratan mereka untuk mendokumentasikan aktivitas mereka. Kebijakan dan prosedur organisasi harus mencerminkan penerapan lingkungan peraturan terhadap proses bisnis mereka. Suatu organisasi harus memberikan bukti yang memadai mengenai kepatuhan terhadap lingkungan peraturan ini dalam catatan kegiatannya. Suatu organisasi harus menetapkan, mendokumentasikan, memelihara dan menyebarluaskan kebijakan, prosedur dan praktik pengelolaan arsip untuk memastikan bahwa kebutuhan bisnis akan bukti, pertanggungjawaban dan informasi mengenai kegiatannya terpenuhi.

Manfaat

Dalam skenario pengelolaan arsip elektronik, catatan dibuat, diterima dan digunakan dalam pelaksanaan kegiatan usaha. Untuk mendukung pelaksanaan bisnis, mematuhi lingkungan peraturan, dan memberikan pertanggungjawaban, organisasi harus membuat dan memelihara catatan otentik, dapat dipercaya dan dapat digunakan, dan melindungi integritas catatan tersebut selama diperlukan. Untuk melakukan ini, organisasi harus membuat dan melaksanakan program pengelolaan catatan komprehensif yang meliputi:

Menentukan catatan apa yang harus diciptakan dalam setiap proses bisnis, dan informasi apa yang perlu disertakan dalam catatan.
Memutuskan dalam bentuk dan catatan struktur apa yang harus diciptakan dan ditangkap, dan teknologi yang akan digunakan.
Menentukan metadata apa yang harus dibuat dengan catatan dan melalui proses rekam dan bagaimana metadata tersebut akan terus dikaitkan dan dikelola.
Melestarikan catatan dan membuat mereka dapat diakses dari waktu ke waktu, untuk memenuhi kebutuhan bisnis dan harapan masyarakat.
Memastikan bahwa rekaman disimpan di lingkungan yang aman dan aman.
Mengidentifikasi dan mengevaluasi peluang untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi atau kualitas proses, keputusan, dan tindakan yang dapat dihasilkan dari penciptaan catatan atau pengelolaan yang lebih baik.

Menentukan persyaratan untuk mengambil, menggunakan dan mentransmisikan catatan antara proses bisnis dan pengguna lain dan berapa lama mereka harus terus memenuhi persyaratan tersebut.
Memutuskan bagaimana mengatur catatan sehingga bisa mendukung persyaratan penggunaan.
Menilai risiko yang akan diakibatkan oleh kegagalan untuk memiliki catatan kegiatan yang berwibawa.
Mematuhi persyaratan hukum dan peraturan, standar dan kebijakan organisasi yang berlaku.
Memastikan bahwa rekaman hanya disimpan sebagai log sesuai kebutuhan atau kebutuhan.

Rencana File

Sebuah rencana file adalah garis besar komprehensif yang mencakup seri rekaman, organisasi file, lokasi file aktif, instruksi transfer file, instruksi penyimpanan file dan disposisi, dan petunjuk khusus lainnya yang memberikan panduan untuk pengelolaan catatan yang efektif.

Rencana file perangkat lunak manajemen catatan OpenKM, menentukan bagaimana catatan akan disusun setelah dibuat atau diterima, memberikan "peta jalan" ke catatan yang dibuat dan dikelola oleh unit organisasi, dan memudahkan penguraian arsip.

Rencana file dibuat dengan merinci rangkaian file catatan di unit organisasi Anda, serta informasi tentang bagaimana pengelolaannya dan oleh siapa, memasukkan informasi berikut ke dalam rencana file Anda.

Fitur

Rencana berkas pengelolaan dokumen OpenKM, menjelaskan setiap jenis catatan dalam organisasi, lokasi penyimpanannya, peraturan yang berlaku untuk mereka, jadwal retensi dan garis waktu, cara disposisi mereka, dan orang atau orang yang bertanggung jawab atas pengelolaan. Ini terdiri dari tugas-tugas berikut:

Jelaskan jenis barang yang diakui organisasi sebagai catatan.
Klasifikasi catatan ke dalam berbagai kategori.
Tunjukkan di mana arsip disimpan.
Jelaskan periode retensi untuk catatan.
Buat siapa yang bertanggung jawab mengelola berbagai jenis rekaman.
Bekerja dengan catatan elektronik dan catatan non elektronik.

Warisan

Hal ini memungkinkan pewarisan antar file series.

Mewarisi dari file induk seri ke anak satu.
Perluas file series.
Kloning file seri.

Keamanan

Setel keamanan dengan serangkaian file rekaman.

Keamanan berdasarkan sistem plugin OpenKM.
Buat keamanan dinamis Anda sendiri untuk setiap rangkaian file, misalnya berdasarkan nilai metadata.

Manajer Rekaman

Rekam manajer berdasarkan sistem plugin OpenKM.
Buat logika dinamis Anda sendiri untuk setiap rangkaian file, misalnya berdasarkan nilai metadata, rangkaian file dapat dipromosikan sebagai status "rekam".
Logika dinamis untuk mengevaluasi tugas "promosikan sebagai catatan".

Pencarian

Tentukan pencarian umum berdasarkan rangkaian rekaman file.

Klasifikasi Kegiatan Usaha

Klasifikasi kegiatan usaha bertindak sebagai alat yang ampuh untuk membantu pelaksanaan bisnis dan dalam banyak proses yang terlibat dalam pengelolaan catatan :

Menyediakan keterkaitan antara catatan individu dengan mengumpulkan untuk memberikan catatan kegiatan yang berkesinambungan.
Memastikan rekaman dinamai secara konsisten dari waktu ke waktu
Membantu dalam pengambilan semua catatan yang berkaitan dengan fungsi atau aktivitas tertentu.
Menentukan perlindungan keamanan dan akses yang sesuai untuk kumpulan catatan.
Mengalokasikan izin pengguna untuk akses ke, atau tindakan pada, kelompok rekaman tertentu.
Mendistribusikan reponsibility untuk pengelolaan kumpulan data tertentu.
Mendistribusikan catatan untuk tindakan.
Menentukan periode retensi dan tindakan disposisi yang sesuai untuk catatan.

Sistem Klasifikasi

Sistem klasifikasi mencerminkan bisnis organisasi tempat mereka berasal dan biasanya didasarkan pada analisis aktivitas bisnis organisasi. Sistem ini dapat digunakan untuk mendukung berbagai proses pengelolaan arsip.

Katalog

Katalogisasi berdasarkan sistem plugin OpenKM (memungkinkan pengelolaan dokumen dan dokumen otomatis).
Create dynamic destination based on record valuesBuat tujuan dinamis berdasarkan nilai rekaman.
Penyihir dinamis yang mewajibkan pengguna untuk nilai metadata berdasarkan rangkaian file rekaman (kontrol pembuatan).

Watak

Disposisi berdasarkan sistem plugin OpenKM.
Tetapkan jadwal dan periode retensi (periode retensi).
Buat disposisi dinamis berdasarkan nilai rekaman.