Pengelolaan dokumen

Kelola konten dengan mudah, sederhanakan pekerjaan Anda dan tingkatkan efisiensi

Ikhtisar

Dokumen berisi informasi yang merupakan sumber berharga dan aset bisnis yang penting. Pendekatan sistematis terhadap pengelolaan dokumen sangat penting bagi organisasi dan masyarakat untuk melindungi dan melestarikan dokumen sebagai bukti tindakan. Sistem pengelolaan dokumen menghasilkan sumber informasi tentang kegiatan bisnis yang dapat mendukung kegiatan dan keputusan bisnis selanjutnya, serta memastikan akuntabilitas terhadap pemangku kepentingan saat ini dan yang akan datang. Dokumen memungkinkan organisasi untuk:

  • Melakukan bisnis secara tertib, efisien dan akuntabel.
  • Mendukung dan mendokumentasikan pembentukan kebijakan dan pengambilan keputusan manajerial.
  • Memfasilitasi kinerja kegiatan yang efektif di seluruh organisasi.
  • Memenuhi persyaratan legislatif dan peraturan termasuk kegiatan arsip, audit dan pengawasan.
  • Melindungi kepentingan organisasi dan hak karyawan, klien dan pemangku kepentingan saat ini dan masa depan.
  • Memberikan bukti aktivitas bisnis, pribadi dan budaya.
  • Pertahankan ingatan perusahaan, pribadi atau kolektif.
  • Memberikan layanan secara konsisten dan merata.
  • Memberikan konsistensi, kontinuitas dan produktivitas dalam pengelolaan dan administrasi.
  • Berikan kontinuitas jika terjadi bencana.
  • Memberikan perlindungan dan dukungan dalam proses pengadilan termasuk pengelolaan risiko yang terkait dengan adanya, atau kurangnya, bukti aktivitas organisasi.
  • Mendukung dan mendokumentasikan kegiatan dan pengembangan penelitian dan pengembangan saat ini dan masa depan, perkembangan dan pencapaian, serta penelitian historis.
  • Menetapkan identitas bisnis, pribadi dan budaya.

Manfaat

OpenKM Document Management System membantu Anda dalam mengatur praktik baik dari dokumen manajer maupun dari setiap orang yang membuat atau menggunakan dokumen selama kegiatan bisnis mereka.

Pengelolaan Dokumen OpenKM membantu organisasi Anda dalam:
  • Menetapkan kebijakan dan standar.
  • Menetapkan dan mengundangkan prosedur dan pedoman.
  • Merancang, menerapkan dan mengelola sistem khusus untuk mengelola dokumen.
  • Menugaskan tanggung jawab dan wewenang.
  • Menyediakan berbagai layanan yang berkaitan dengan pengelolaan dan penggunaan dokumen.
  • Mengintegrasikan manajemen dokumen ke dalam sistem dan proses bisnis.

Fitur

Katalogisasi otomatis

Tugas OpenKM didasarkan pada peristiwa dokumen - seperti konsep paradigma firewall, memvalidasi peraturan dan menerapkan beberapa tindakan - membantu Anda mengatur logika bisnis Anda secara otomatis. Anda dapat mengatur aturan berdasarkan peristiwa dan misalnya memindahkan dokumen ke tujuan baru, mengubah keamanan, menerapkan transformasi dokumen (mengubah ke PDF dengan kompresi grup4) antara lain. Berkat arsitektur plug-in OpenKM, adalah mungkin untuk membuatnya mudah diperluas.

Penangkapan metadata otomatis

Zona OpenKM OCR adalah pengambilan data dan pemrosesan dokumen. Ini dirancang untuk mengubah aliran dokumen dari setiap struktur menjadi data bisnis-siap. Berkat arsitektur OpenKM dimungkinkan untuk mengintegrasikan dengan teknologi komersial seperti Abby Flexicapture, Kofax dan Cognitive Forms antara lain.

OCR

Optical Character Recognition, atau OCR, adalah teknologi yang memungkinkan Anda mengubah jenis dokumen yang berbeda, seperti dokumen pindaian pindaian, file PDF atau gambar yang diambil oleh kamera digital menjadi data yang dapat diedit dan dapat ditelusuri. Berkat arsitektur OpenKM, adalah mungkin untuk mengintegrasikan sebagian besar open source dan mesin OCR komersial.

Modul

  • Multitenant.
  • Pengarsipan email.
  • Tanda tangan digital.
  • Kriptografi.
  • Mesin BPM terintegrasi.
  • Stempel.
  • Mesin pelaporan.
  • Task manager & Calendar.

Pratinjau lanjutan

Ada ekstensi yang tersedia untuk melihat pratinjau berkas AutoCAD dan DICOM. Berkat arsitektur plug-in OpenKM, adalah mungkin untuk membuatnya mudah diperluas ke format lain.



Kontrol versi

Kontrol versi adalah pengelolaan perubahan dokumen. Perubahan biasanya diidentifikasi dengan nomor atau kode huruf, yang disebut "nomor revisi". Setiap revisi dikaitkan dengan stempel waktu dan orang yang melakukan perubahan. Revisi dapat dibandingkan secara grafis, dipulihkan.

Pelacakan

OpenKM menawarkan jejak audit yang lengkap dan dapat dikonfigurasi. Dengan itu Anda memiliki bukti dokumenter tentang urutan aktivitas yang mempengaruhi setiap operasi, prosedur atau acara tertentu.

Membaca kode bar

Modul barcode mendukung format berikut: Codebar, Kode 39, Kode 93, Kode 128, EAN-8 dan EAN-13, ITF-14, UPC-A dan UPC-A, RSS-14, RSS Expanded, Data Matrix, PDF417 , QR Code dan Aztec. Berkat arsitektur plug-in OpenKM, adalah mungkin untuk membuatnya mudah diperluas ke format lain.

Layanan web

REST, SOAP dan CMIS.

Jaringan

Protokol CIFS, FTP dan WebDAV didukung.

Integrasi

OpenKM bisa cepat terintegrasi dengan aplikasi pihak ketiga. Ada integrasi yang tersedia dengan Bonitasoft BPM, Joomla, WordPress, Google Drive, Microsoft Office, Vtiger antara lain.

OMR

Optical Mark Recognition adalah pembacaan oval dan kotak cek pada formulir dan dokumen. Optical Mark Reader adalah perangkat pemindai yang digunakan untuk membaca penyiapan dokumen dengan area atau zona OMR.

Anda dapat menghubungi Kami di nomor +62 21 830 3894

Order Request

[gravityform id="1" name="MasterDMS" title="false" description="false"]