Arsitektur yang modern dan fleksibel
Diagram Arsitektur Sistem
Arsitektur manajemen informasi perusahaan OpenKM dibangun di atas desain berlapis yang modern, memungkinkan penerapan sistem manajemen dokumen yang dapat diskalakan — dari tim kecil hingga organisasi besar.
Antarmuka Pengguna (User's interface)
Memungkinkan akses ke aplikasi melalui browser web, serta antarmuka spesifik untuk perangkat seluler, *Add-in* untuk Microsoft Office, atau menggunakan protokol FTP dan lain-lain.
Integrasi REST API
API yang komprehensif melalui layanan Web RESTful yang menampilkan hampir 500 jenis permintaan berbeda dan dapat digunakan sebagai titik integrasi dengan aplikasi pihak ketiga.
Untuk pengembangan aplikasi, tersedia SDK (*Software Development Kits*) untuk Java dan .NET, yang memungkinkan akses mudah ke API OpenKM.
Lapisan Keamanan & Autentikasi Active Directory
OpenKM adalah aplikasi Java EE yang menggunakan *Spring Framework*. Modul yang paling relevan adalah lapisan keamanan - *Spring Security* - yang memusatkan manajemen akses untuk pengguna berdasarkan kredensial mereka. Kontrol keamanan terletak di dalam modul AccessManager, menerapkan logika evaluasi keamanan di dalam aplikasi. Arsitektur Java EE yang diimplementasikan di OpenKM memungkinkan pembuatan logika keamanan yang disesuaikan (*customized*).
Autentikasi dapat dilakukan menggunakan LDAP, melalui basis data OpenKM sendiri, atau melalui modul tertentu (misalnya, OAUTH).
Inti (Core)
OpenKM Core memusatkan dan mengimplementasikan logika manajemen dan pemrosesan untuk berbagai jenis objek yang disimpan di dalam repositori. Objek-objek ini adalah *node* dari jenis dokumen, folder, email, dan catatan (*records*) serta kombinasi dari struktur metadata.
Mesin Alur Kerja (Workflow engine)
OpenKM secara *default* menggunakan JBPM Workflow Engine. Meski demikian, OpenKM dapat diintegrasikan dengan mesin alur kerja apa pun.
Penyimpanan (Storage)
OpenKM menggunakan Hibernate untuk *Object-Relational Mapping* (ORM), mendukung berbagai database relasional (DBMS) seperti PostgreSQL, MySQL, Oracle, atau MS SQL Server. Kumpulan lapisan metadata disimpan dalam database (DBMS), sementara objek biner (dokumen) disimpan dalam sistem *file* yang ditentukan oleh *datastore*.
Mesin Pencari (Search engine)
Mesin pencari memungkinkan pengambilan informasi secara cepat. OpenKM menggunakan Lucene atau Elastic Search sebagai mesin pencarinya. Semua objek, baik biner maupun non-biner, yang dikerjakan oleh OpenKM diindeks secara otomatis oleh mesin pencari.
Katalog dan Metadata
Memfasilitasi pembuatan katalog dokumen yang cerdas dengan berintegrasi bersama berbagai mesin OCR *open-source* (seperti Tesseract) dan mesin komersial (seperti Chronoscan, Abby, atau Kofax dan lainnya).
*Smart Tasks*, penjadwal tugas (Crontab), dan laporan (Jasper Reports) memungkinkan pengguna untuk merencanakan, menjalankan, dan mengontrol proses pengambilan metadata otomatis, serta mengotomatiskan proses kompleks dengan cara yang ramah pengguna.
Antivirus
OpenKM dapat diintegrasikan dengan sebagian besar antivirus. Semua objek biner diproses terlebih dahulu oleh mesin antivirus, memastikan integritas repositori dan keamanan bagi pengguna dalam dokumentasi penggunaan sehari-hari.
Statistik dan Laporan
Sistem statistik dan laporan OpenKM memberdayakan administrator dengan sumber informasi yang kuat untuk memantau status aplikasi. OpenKM memungkinkan analisis metrik yang terkait dengan penggunaan Hibernate, *cache* tingkat kedua, serta metrik yang berkaitan dengan metode API dan *Core*.
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
1. Apa itu arsitektur sistem manajemen dokumen?
+Arsitektur sistem manajemen dokumen mencakup penyimpanan, pengindeksan, mesin alur kerja (*workflow engines*), dan lapisan integrasi untuk manajemen informasi tingkat perusahaan.
2. Bagaimana cara kerja integrasi REST API dalam sistem manajemen dokumen?
+Integrasi REST API memungkinkan koneksi yang mulus dengan sistem eksternal, memfasilitasi otomatisasi penuh dan pertukaran data secara *real-time*.
3. Apa itu Autentikasi Active Directory dalam sistem ini?
+Ini adalah fitur yang memungkinkan autentikasi pengguna dan kontrol akses dengan menggunakan kredensial/akun perusahaan yang sudah ada (*Single Sign-On* sentral).
4. Mengapa manajemen informasi perusahaan itu penting?
+Manajemen ini sangat penting karena memastikan tata kelola yang baik, penyimpanan terstruktur, dan pencarian/pengambilan data perusahaan yang aman serta efisien.
5. Dapatkah sistem manajemen dokumen berintegrasi dengan alat perusahaan lain?
+Ya, sistem ini mendukung integrasi dengan sistem perusahaan lainnya (seperti ERP, CRM, dll.) melalui API dan SDK yang komprehensif.
