Knowledge Management System
OpenKM KCenter adalah sistem pendukung keputusan yang membantu Anda mengidentifikasi, menangkap, mengevaluasi, mengambil, dan membagikan seluruh aset informasi perusahaan Anda.
- Pengantar
- Tujuan
- Fitur
- FAQ
Pengantar
Beberapa tantangan dari manajemen pengetahuan dalam suatu organisasi:
- Sulit menemukan informasi yang tersebar di seluruh organisasi.
- Lokasi geografis organisasi yang beragam.
- Pekerjaan sering kali dilakukan secara individu.
- Menemukan keterampilan atau keahlian tersembunyi dari pekerja.
- Informasi yang telah dipelajari tidak digunakan kembali.
- Informasi tidak dapat diakses dari luar kantor.
- Membagikan pengetahuan antar karyawan.
- Bagaimana mengidentifikasi dan membagikan pelajaran yang telah didapat (lessons learned).
- Menggunakan kembali pengetahuan jauh lebih cepat daripada harus membuatnya lagi.
- Pengetahuan harus disimpan dengan baik agar dapat digunakan kembali.
- Adanya hambatan dalam berbagi informasi.
- Kurangnya komunikasi dan budaya berbagi informasi.
- Tujuan organisasi yang tidak terdefinisi dengan jelas.
- Sulit mengidentifikasi jenis-jenis pengetahuan ke dalam organisasi.
Tujuan Manajemen Informasi Perusahaan
Manajemen pengetahuan adalah sistem pendukung keputusan yang memerlukan penerapan model yang berkaitan dengan proses pembelajaran - terkadang berbasis machine learning - serta penangkapan dan transfer pengetahuan di dalam aktivitas sehari-hari (proses berbagi pengetahuan).
Menangkap pengetahuan (know-how) saja tidaklah cukup. Dengan cara tertentu, sikap yang tepat harus didorong dan budaya saling mendukung harus ditumbuhkan di dalam perusahaan.
Alat dan teknik pembelajaran harus membantu menciptakan budaya yang menguntungkan dan sikap yang predisposisi untuk berbagi.
Karakteristik dasar model manajemen pengetahuan (strategi manajemen pengetahuan):
- Mempromosikan konektivitas antar sistem (berbagi solusi manajemen).
- Membuat jaringan kerja atau komunitas praktis untuk berbagi pengetahuan. Mengidentifikasi orang-orang dengan minat atau disiplin ilmu yang sama (kecerdasan kompetitif).
- Mengidentifikasi cara menangkap apa yang telah dipelajari untuk digunakan kembali.
- Mengelola evolusi pengetahuan.
- Mendorong budaya dalam organisasi yang merangsang jaringan antar individu dan kerja kolaboratif.
- Menetapkan proses untuk mendistribusikan informasi secara otomatis ketika terjadi kepada orang-orang yang mungkin memiliki kepentingan untuk memanfaatkannya.
- Menghilangkan hambatan yang mencegah proses berbagi informasi.
- Akses universal terhadap informasi.
- Menetapkan jenis-jenis pengetahuan ke dalam organisasi.
- Menerapkan alat untuk menghubungkan orang dan proses (berbagi pengetahuan).
- Mengidentifikasi pemimpin pengetahuan di lokasi utama.
- Sistem harus fleksibel memungkinkannya beradaptasi dengan perubahan proses dalam organisasi.
- Model harus diperbarui dan dievaluasi secara berkala.
- Menetapkan strategi untuk mengodifikasi pengetahuan.
- Menetapkan proses untuk mentransfer pengetahuan.
- Mengidentifikasi tanggung jawab dan kompetensi karyawan.
- Menetapkan proses untuk secara otomatis mengidentifikasi informasi saat diproduksi.
- Mendorong integrasi sistem (menangkap pengetahuan).
- Membagikan pelajaran yang didapat.
Fitur
Mendefinisikan taksonomi
OpenKM memungkinkan Anda menetapkan titik akses tunggal ke seluruh informasi - manajemen konten - menggunakan taksonomi. Model keamanan membantu Anda menetapkan informasi apa yang dapat diakses pengguna.
- Sederhana untuk pengguna.
- Fungsionalitas dasar yang sudah dibangun.
- Mudah dan cepat untuk disebarkan.
- Membantu menganalisis hasil.
- Menyederhanakan proses bisnis.
Mengidentifikasi
Berdasarkan model Pembelajaran - machine learning - dan menggunakan data yang ada di dalam repositori itu sendiri, OpenKM menangkap dan mengidentifikasi informasi untuk didistribusikan dan digunakan kembali.
Katalogisasi otomatis
Solusi manajemen OpenKM memungkinkan Anda mengotomatiskan proses yang berulang menggunakan tugas otomatis. Proses ini secara efektif mengurangi biaya, meminimalkan kesalahan manusia, serta mencegah pengguna melakukan tugas berulang yang tidak berkontribusi pada pengetahuan.
Tugas manajemen dokumen OpenKM didasarkan pada peristiwa dokumen - seperti konsep paradigma firewall, memvalidasi aturan, dan menerapkan tindakan yang ditentukan - dan membantu Anda mengatur logika bisnis Anda secara otomatis. Anda dapat menetapkan aturan berdasarkan peristiwa, misalnya memindahkan dokumen ke tujuan baru, mengubah keamanan, atau menerapkan transformasi dokumen (seperti mengonversi ke PDF). Berkat arsitektur plug-in OpenKM, fungsionalitas ini sangat mudah diperluas.
Pelacakan (Tracking)
Sistem manajemen dokumen OpenKM menawarkan jejak audit yang lengkap dan dapat dikonfigurasi. Ini memungkinkan Anda memiliki bukti dokumenter dari urutan aktivitas yang memengaruhi, kapan saja, operasi, prosedur, atau peristiwa tertentu.
Konektivitas
Webservices REST dan CMIS.
Jaringan protokol CIFS, FTP, dan WebDAV didukung.
Manajemen konten perusahaan OpenKM dapat diintegrasikan dengan cepat dengan aplikasi pihak ketiga. Terdapat integrasi yang tersedia dengan Bonitasoft BPM, Microsoft Office, dan Vtiger, antara lain.
Modul
- Multitenant.
- Pengarsip email (Mail archiver).
- Tanda Tangan Digital dan Kriptografi.
- Mesin BPM terintegrasi.
- Stempel (Watermark).
- Mesin pelaporan.
Basis pengetahuan (Knowledge base)
Manajemen konten perusahaan OpenKM memungkinkan Anda membuat satu atau lebih repositori pengetahuan dan membuatnya dapat diakses oleh seluruh organisasi. Anda dapat menemukan contoh praktis di https://docs.openkm.com.
Basis pengetahuan, misalnya, membantu Anda dengan cepat membangun direktori bisnis (proses penangkapan pengetahuan).
Mengelola korespondensi
OpenKM dapat digunakan untuk menyimpan seluruh korespondensi fisik perusahaan, dokumen cetak - melalui proses digitalisasi - serta email, yang disimpan ke dalam repositori secara terpusat.
Membuat saluran distribusi
Mendistribusikan informasi kustom secara otomatis untuk pengguna atau kelompok minat segera setelah informasi tersebut diproduksi di dalam repositori.
Sistem Kolaborasi Dokumen
- Akses multi-perangkat yang universal.
- Manajemen tugas.
- Kalender.
- Forum diskusi.
- Wiki.
- Catatan dan anotasi di dalam dokumen.
- Pengeditan kolaboratif.
Bantuan dalam pengambilan keputusan
Membantu dalam konsolidasi data untuk pengambilan keputusan (Sistem Pendukung Keputusan / DSS).
Laporan otomatis untuk kontrol dan evaluasi.
Penangkapan metadata otomatis
Zone OCR dari sistem manajemen dokumen OpenKM adalah sistem penangkapan data dan pemrosesan dokumen (penangkapan pengetahuan). Ini dirancang khusus untuk mengubah aliran dokumen dari struktur apa pun menjadi data yang siap untuk bisnis. Berkat arsitektur OpenKM, sangat memungkinkan untuk berintegrasi dengan teknologi komersial ternama seperti Abbyy Flexicapture, Kofax, dan Cognitive Forms.
Pratinjau lanjutan
Terdapat ekstensi yang tersedia untuk melihat pratinjau file AutoCAD dan DICOM. Berkat arsitektur plug-in OpenKM, fungsionalitas ini mudah diperluas untuk mendukung format file lainnya.
Kontrol versi
Kontrol versi adalah manajemen perubahan pada dokumen. Perubahan biasanya diidentifikasi dengan nomor atau kode huruf, yang disebut "nomor revisi". Setiap revisi dikaitkan dengan stempel waktu (timestamp) dan orang yang melakukan perubahan. Revisi dapat dibandingkan secara grafis dan dipulihkan ke versi sebelumnya.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
1. Apa itu knowledge management system?
Sistem ini membantu menyimpan, mengelola, dan membagikan pengetahuan organisasi secara terpusat.
2. Bagaimana sistem ini mendukung kolaborasi?
Sistem ini bertindak sebagai sistem kolaborasi dokumen yang menghubungkan tim Anda.
3. Mengapa manajemen informasi perusahaan penting?
Ini memastikan pembagian dan transfer pengetahuan berjalan secara terstruktur dan tidak hilang.
4. Bagaimana knowledge management system meningkatkan pembagian informasi?
Sistem memusatkan informasi dalam repositori dokumen, memungkinkan tim untuk menangkap, berbagi, dan menggunakan kembali pengetahuan secara efisien di seluruh jenjang organisasi.
5. Apakah OpenKM mendukung penangkapan dan klasifikasi pengetahuan secara otomatis?
Ya, OpenKM menggunakan model berbasis AI dan katalogisasi otomatis untuk mengidentifikasi, mengklasifikasikan, dan mendistribusikan pengetahuan di seluruh sistem perusahaan.
6. Bisakah knowledge management system terintegrasi dengan alat perusahaan lainnya?
Ya, ini mendukung REST API dan integrasi pihak ketiga seperti Microsoft Office dan alat BPM untuk manajemen informasi perusahaan yang lancar.
