Create and maintain authentic, reliable and useable records
Record Management
Pastikan bahwa perhatian dan perlindungan yang tepat diberikan pada semua catatan, dan bahwa bukti serta informasi yang dikandungnya dapat diambil dengan lebih efisien dan efektif.
Overview
OpenKM document management memiliki dukungan untuk perangkat lunak manajemen arsip. Manajemen Konten Perusahaan-ECM – adalah istilah yang didefinisikan pada tahun 2005 oleh para profesional informasi yang telah bersaing dengan konsep lain seperti EDRMS atau ERMS. Ada banyak literatur dengan istilah-istilah yang berkaitan dengan manajemen dokumen, seperti; ECM, EDRMS, ERMS, DM, KM antara lain lebih dipengaruhi oleh aturan pemasaran daripada alasan obyektif.
Namun kami lebih memilih istilah EDRMS (Enterprise Document and Record Management System), mungkin dengan keberhasilan yang lebih rendah di dunia pemasaran tetapi dari sudut pandang kami lebih ketat dan representatif.
Manajemen informasi dalam manajemen catatan, adalah bidang manajemen yang bertanggung jawab atas pengendalian yang efisien dan sistematis atas pembuatan, penerimaan, pemeliharaan, penggunaan, dan disposisi catatan, termasuk proses untuk menangkap dan memelihara bukti dan informasi tentang kegiatan usaha dan transaksi dalam bentuk catatan. Catatan adalah informasi yang dibuat, diterima, dan disimpan sebagai bukti dan informasi oleh suatu organisasi atau orang, sesuai dengan kewajiban hukum atau dalam transaksi bisnis.
Solusi perangkat lunak manajemen catatan mengatur praktik manajer catatan dan setiap orang yang membuat atau menggunakan catatan selama kegiatan bisnisnya. Manajemen catatan elektronik dalam suatu organisasi meliputi:
Menetapkan kebijakan dan standar.
Menetapkan tanggung jawab dan wewenang.
Menetapkan dan mengumumkan prosedur dan pedoman.
Manajemen informasi.
Menyediakan berbagai layanan yang berkaitan dengan pengelolaan dan penggunaan catatan.
Desain, implementasi, dan administrasi sistem khusus untuk mengelola catatan.
Mengintegrasikan manajemen catatan ke dalam sistem dan proses bisnis.
Semua organisasi perlu mengidentifikasi lingkungan peraturan yang memengaruhi aktivitas dan persyaratan mereka untuk mendokumentasikan aktivitas mereka. Kebijakan dan prosedur organisasi harus mencerminkan penerapan lingkungan peraturan terhadap proses bisnis mereka. Suatu organisasi harus memberikan bukti yang memadai tentang kepatuhan ini terhadap lingkungan peraturan dalam catatan kegiatannya.
Organisasi harus menetapkan, mendokumentasikan, memelihara, dan mengumumkan kebijakan, prosedur, dan praktik pengelolaan arsip untuk memastikan bahwa kebutuhan bisnisnya akan bukti, akuntabilitas, dan informasi tentang aktivitasnya terpenuhi.
Benefits
Dalam skenario manajemen catatan elektronik, catatan dibuat, diterima, dan digunakan dalam menjalankan kegiatan bisnis. Untuk mendukung pelaksanaan bisnis, mematuhi lingkungan peraturan, dan memberikan akuntabilitas, organisasi harus membuat dan memelihara catatan yang otentik, andal, dan dapat digunakan, serta melindungi integritas catatan tersebut selama diperlukan. Untuk melakukan ini, organisasi harus melembagakan dan melaksanakan program manajemen arsip yang komprehensif yang meliputi:
Menentukan catatan apa yang harus dibuat dalam setiap proses bisnis, dan informasi apa yang perlu disertakan dalam catatan.
Memutuskan dalam bentuk dan struktur apa catatan harus dibuat dan ditangkap, dan teknologi yang akan digunakan.
Menentukan metadata apa yang harus dibuat dengan rekaman dan melalui proses rekaman serta bagaimana metadata tersebut akan ditautkan dan dikelola secara terus-menerus.
Melestarikan catatan dan membuatnya dapat diakses dari waktu ke waktu, untuk memenuhi persyaratan bisnis dan harapan masyarakat.
Memastikan bahwa catatan disimpan di lingkungan yang aman dan terjamin.
Mengidentifikasi dan mengevaluasi peluang untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi, atau kualitas proses, keputusan, dan tindakannya yang dapat dihasilkan dari pembuatan atau pengelolaan catatan yang lebih baik.
Menentukan persyaratan untuk mengambil, menggunakan, dan mentransmisikan catatan antara proses bisnis dan pengguna lain dan berapa lama catatan tersebut perlu disimpan untuk memenuhi persyaratan tersebut.
Memutuskan bagaimana mengatur catatan untuk mendukung persyaratan penggunaan.
Menilai risiko yang akan ditimbulkan oleh kegagalan untuk memiliki catatan aktivitas yang berwibawa.
Mematuhi persyaratan hukum dan peraturan, standar yang berlaku, dan kebijakan organisasi.
Memastikan bahwa catatan disimpan hanya selama diperlukan atau diperlukan.
File plan
Rencana file adalah garis besar komprehensif yang mencakup rangkaian catatan, organisasi file, lokasi file aktif, instruksi transfer file, instruksi penyimpanan dan disposisi file, dan instruksi spesifik lainnya yang memberikan panduan untuk pengelolaan catatan yang efektif.
Rencana file perangkat lunak manajemen catatan OpenKM, menentukan bagaimana catatan akan diatur setelah dibuat atau diterima, menyediakan “peta jalan” ke catatan yang dibuat dan dikelola oleh unit organisasi, dan memfasilitasi disposisi catatan.
Paket file dibuat dengan merinci rangkaian file catatan di unit organisasi Anda, serta informasi tentang cara pengelolaannya dan oleh siapa, memasukkan informasi berikut ke dalam paket file Anda.
Features
Rencana file manajemen dokumen OpenKM, menjelaskan setiap jenis catatan dalam organisasi, lokasi penyimpanannya, aturan yang berlaku, jadwal dan garis waktu penyimpanan, cara disposisi mereka, dan orang atau orang yang bertanggung jawab atas pengelolaan mereka. Ini terdiri dari tugas-tugas berikut:
Jelaskan jenis item yang diakui organisasi sebagai catatan.
Klasifikasi catatan ke dalam berbagai kategori.
Tunjukkan di mana catatan disimpan.
Jelaskan periode penyimpanan untuk catatan.
Gambarkan siapa yang bertanggung jawab untuk mengelola berbagai jenis catatan.
Bekerja dengan catatan elektronik dan catatan non elektronik.
Inheritance
Ini memungkinkan pewarisan antara seri file.
Mewarisi dari seri file induk ke anak satu.
Perpanjang seri file.
Seri berkas kloning.
Security
Setel keamanan berdasarkan seri file catatan.
Keamanan berdasarkan sistem plugin OpenKM.
Buat keamanan dinamis Anda sendiri untuk setiap rangkaian file, misalnya, berdasarkan nilai metadata.
Record manager
Manajer rekaman berdasarkan sistem plugin OpenKM.
Buat logika dinamis Anda sendiri untuk setiap deret file, misalnya, berdasarkan nilai metadata, deret file dapat dipromosikan sebagai status "rekam".
Logika dinamis untuk mengevaluasi tugas "promosikan sebagai catatan".
Search
Tentukan penelusuran umum berdasarkan rangkaian rekaman file.
Classification of business activities
Klasifikasi kegiatan usaha bertindak sebagai alat yang ampuh untuk membantu pelaksanaan bisnis dan dalam banyak proses yang terlibat dalam pengelolaan catatan:
Menyediakan keterkaitan antara catatan individual dengan akumulasi untuk memberikan catatan aktivitas yang berkelanjutan.
Memastikan catatan diberi nama secara konsisten dari waktu ke waktu.
Membantu dalam pengambilan semua catatan yang berkaitan dengan fungsi atau aktivitas tertentu.
Menentukan perlindungan keamanan dan akses yang sesuai untuk kumpulan catatan.
Mengalokasikan izin pengguna untuk akses ke, atau tindakan pada, grup catatan tertentu.
Mendistribusikan tanggung jawab untuk pengelolaan kumpulan catatan tertentu.
Mendistribusikan catatan untuk tindakan.
Menentukan periode penyimpanan yang tepat dan tindakan disposisi untuk catatan.
Classification system
Sistem klasifikasi mencerminkan bisnis organisasi dari mana mereka berasal dan biasanya didasarkan pada analisis kegiatan bisnis organisasi. Sistem ini dapat digunakan untuk mendukung berbagai proses manajemen catatan.
Catalog
Katalogisasi berdasarkan sistem plugin OpenKM (memungkinkan manajemen dokumen dan catatan otomatis).
Buat tujuan dinamis berdasarkan nilai rekaman.
Panduan dinamis yang mengharuskan pengguna untuk nilai metadata berdasarkan rangkaian file rekaman (kontrol pembuatan ).
Disposition
Disposisi berdasarkan sistem plugin OpenKM.
Tetapkan jadwal dan periode retensi (retention period).
Buat disposisi dinamis berdasarkan nilai rekaman.
