Manajemen Siklus Hidup Dokumen & Records Management

Pastikan bahwa perhatian dan perlindungan yang tepat diberikan kepada semua records, dan bahwa bukti serta informasi yang terkandung di dalamnya dapat diambil secara lebih efisien dan efektif.

Buat dan pelihara records yang autentik, andal, dan dapat digunakan

Ringkasan
Manfaat
Rencana File
FAQ

Ringkasan

Manajemen dokumen OpenKM memiliki dukungan untuk perangkat lunak Records Management. Enterprise Content Management - ECM - adalah istilah yang didefinisikan pada tahun 2005 oleh para profesional informasi yang telah bersaing dengan konsep lain seperti EDRMS atau ERMS. Ada banyak literatur dengan istilah yang terkait dengan manajemen dokumen, seperti ECM, EDRMS, ERMS, DM, KM dan lainnya, yang lebih banyak dipengaruhi oleh aturan pemasaran daripada alasan objektif.

Namun kami lebih menyukai istilah EDRMS (Enterprise Document and Record Management System), mungkin kurang begitu populer di dunia pemasaran, tetapi dari sudut pandang kami lebih ketat dan representatif.

Manajemen informasi dalam Records Management adalah bidang manajemen yang bertanggung jawab atas kontrol yang efisien dan sistematis terhadap pembuatan, penerimaan, pemeliharaan, penggunaan, dan disposisi records, termasuk proses penangkapan dan pemeliharaan bukti dan informasi tentang aktivitas dan transaksi bisnis dalam bentuk records. Records adalah informasi yang dibuat, diterima, dan dipelihara sebagai bukti dan informasi oleh suatu organisasi atau orang, dalam memenuhi kewajiban hukum atau dalam transaksi bisnis.

Solusi perangkat lunak Records Management mengatur praktik manajer records dan siapa saja yang membuat atau menggunakan records dalam kegiatan bisnis mereka. Records Management elektronik dalam suatu organisasi mencakup:

Menetapkan kebijakan dan standar.
Menetapkan tanggung jawab dan wewenang.
Menetapkan dan menyebarluaskan prosedur dan pedoman.
Manajemen informasi.

Menyediakan berbagai layanan yang berkaitan dengan pengelolaan dan penggunaan records.
Desain, implementasi, dan administrasi sistem khusus untuk mengelola records.
Mengintegrasikan Records Management ke dalam sistem dan proses bisnis.

Semua organisasi perlu mengidentifikasi lingkungan regulasi yang memengaruhi aktivitas dan persyaratannya untuk mendokumentasikan aktivitas mereka. Kebijakan dan prosedur organisasi harus mencerminkan penerapan lingkungan regulasi pada proses bisnis mereka. Suatu organisasi harus memberikan bukti kepatuhan yang memadai terhadap lingkungan regulasi ini dalam records aktivitasnya.

Suatu organisasi harus menetapkan, mendokumentasikan, memelihara, dan menyebarluaskan kebijakan, prosedur, dan praktik untuk Records Management guna memastikan bahwa kebutuhan bisnisnya akan bukti, akuntabilitas, dan informasi tentang aktivitasnya terpenuhi.

Manfaat Manajemen Dokumen yang Aman

Dalam skenario Records Management elektronik, records dibuat, diterima, dan digunakan dalam pelaksanaan aktivitas bisnis. Untuk mendukung pelaksanaan bisnis, mematuhi lingkungan regulasi, dan memberikan akuntabilitas, organisasi harus membuat dan memelihara records yang autentik, andal, dan dapat digunakan, serta melindungi integritas records tersebut selama diperlukan. Untuk melakukan ini, organisasi harus melembagakan dan melaksanakan program Records Management komprehensif yang mencakup:

Menentukan records apa yang harus dibuat dalam setiap proses bisnis, dan informasi apa yang perlu disertakan dalam records tersebut.
Memutuskan dalam bentuk dan struktur apa records harus dibuat dan ditangkap, serta teknologi yang akan digunakan.
Menentukan metadata apa yang harus dibuat bersama dengan records dan melalui proses records, serta bagaimana metadata tersebut akan ditautkan dan dikelola secara persisten.
Melestarikan records dan membuatnya dapat diakses dari waktu ke waktu, guna memenuhi kebutuhan bisnis dan harapan masyarakat.
Memastikan bahwa records dipelihara di lingkungan yang aman dan terlindungi.
Mengidentifikasi dan mengevaluasi peluang untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi, atau kualitas proses, keputusan, dan tindakan yang dapat dihasilkan dari pembuatan atau manajemen records yang lebih baik.

Menentukan persyaratan untuk mengambil, menggunakan, dan mentransmisikan records antara proses bisnis dan pengguna lain serta berapa lama records tersebut harus disimpan untuk memenuhi persyaratan tersebut.
Memutuskan cara mengatur records untuk mendukung persyaratan penggunaan.
Menilai risiko yang akan ditimbulkan oleh kegagalan memiliki records aktivitas yang otoritatif.
Mematuhi persyaratan hukum dan regulasi, standar yang berlaku, dan kebijakan organisasi.
Memastikan bahwa records hanya disimpan selama diperlukan atau diwajibkan.

Rencana File (File Plan)

Rencana file adalah garis besar komprehensif yang mencakup seri records, organisasi file, lokasi file aktif, instruksi transfer file, retensi file dan instruksi disposisi, serta instruksi spesifik lainnya yang memberikan panduan untuk Records Management yang efektif.

Rencana file dari perangkat lunak Records Management OpenKM, menentukan bagaimana records harus diatur setelah dibuat atau diterima, memberikan "peta jalan" ke records yang dibuat dan dipelihara oleh unit organisasi, serta memfasilitasi disposisi records.

Rencana file dibuat dengan merinci seri file dari records di unit organisasi Anda, serta informasi tentang bagaimana records tersebut dikelola dan oleh siapa, dengan memasukkan informasi berikut ke dalam rencana file Anda.

Fitur Manajemen Informasi Perusahaan

Rencana file manajemen dokumen menjelaskan setiap jenis records dalam organisasi, lokasi penyimpanannya, aturan yang berlaku baginya, jadwal dan batas waktu retensi, cara disposisinya, serta orang atau pihak yang bertanggung jawab atas pengelolaannya. Ini terdiri dari tugas-tugas berikut:

Jelaskan jenis item yang diakui organisasi sebagai records.
Klasifikasi records ke dalam berbagai kategori.
Tunjukkan di mana records disimpan.
Jelaskan periode retensi untuk records.
Uraikan siapa yang bertanggung jawab untuk mengelola berbagai jenis records.
Bekerja dengan records elektronik dan records non-elektronik.

Pewarisan (Inheritance)

Memungkinkan pewarisan antar seri file.

Mewarisi dari seri file induk ke turunannya (child).
Memperluas seri file.
Kloning seri file.

Keamanan

Tetapkan keamanan berdasarkan seri file dari records.

Keamanan berdasarkan sistem plugin OpenKM.
Buat keamanan dinamis Anda sendiri untuk setiap seri file, misalnya, berdasarkan nilai metadata.

Manajer Records (Record Manager)

Manajer records berdasarkan sistem plugin.
Buat logika dinamis Anda sendiri untuk setiap seri file, misalnya, berdasarkan nilai metadata, seri file dapat dipromosikan sebagai status "records".
Logika dinamis untuk mengevaluasi tugas "promosikan sebagai records".

Pencarian Repositori Dokumen

Tentukan pencarian umum berdasarkan seri file dari records.

Klasifikasi Aktivitas Bisnis

Klasifikasi aktivitas bisnis bertindak sebagai alat yang ampuh untuk membantu pelaksanaan bisnis dan dalam banyak proses yang terlibat dalam Records Management:

Memberikan keterkaitan antara records individual yang terakumulasi untuk memberikan records aktivitas yang berkelanjutan.
Memastikan records diberi nama secara konsisten dari waktu ke waktu.
Membantu dalam pengambilan semua records yang berkaitan dengan fungsi atau aktivitas tertentu.
Menentukan perlindungan keamanan dan akses yang sesuai untuk kumpulan records.
Mengalokasikan izin pengguna untuk akses ke, atau tindakan pada, kelompok records tertentu.
Mendistribusikan tanggung jawab untuk pengelolaan kumpulan records tertentu.
Mendistribusikan records untuk ditindaklanjuti.
Menentukan periode retensi dan tindakan disposisi yang tepat untuk records.

Sistem Klasifikasi

Sistem klasifikasi mencerminkan bisnis organisasi dari mana mereka berasal dan biasanya didasarkan pada analisis aktivitas bisnis organisasi. Sistem ini dapat digunakan untuk mendukung berbagai proses Records Management.

Katalog

Katalogisasi berdasarkan sistem plugin (memungkinkan manajemen dokumen dan records otomatis).
Buat tujuan dinamis berdasarkan nilai records.
Wizard dinamis yang meminta pengguna untuk nilai metadata berdasarkan seri file records (kontrol pembuatan).

Disposisi

Disposisi berdasarkan sistem plugin.
Tetapkan jadwal dan periode retensi (retention period).
Buat disposisi dinamis berdasarkan nilai records.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

1. Apa itu Records Management?

Mengelola records untuk kepatuhan dan penyimpanan.

2. Mengapa manajemen siklus hidup dokumen penting?

Ini memastikan penanganan records yang tepat dari awal hingga akhir.

3. Apa itu manajemen dokumen yang aman?

Melindungi records dengan berbagai kontrol keamanan dan enkripsi.

4. Bagaimana sistem manajemen dokumen mendukung manajemen siklus hidup records?

Sistem manajemen dokumen mendukung manajemen siklus hidup dengan mengontrol records dari pembuatan hingga retensi dan pembuangan, memastikan kepatuhan, keterlacakan, dan manajemen informasi perusahaan yang efisien.

5. Apa itu rencana file dalam sistem Records Management?

Rencana file adalah kerangka kerja terstruktur yang mendefinisikan bagaimana records diklasifikasikan, disimpan, dipertahankan, dan dibuang, membantu organisasi mengelola repositori dokumen secara efisien dan menjaga kepatuhan.

6. Bagaimana manajemen dokumen yang aman memastikan kepatuhan dalam Records Management?

Manajemen dokumen yang aman memastikan kepatuhan dengan menerapkan kontrol akses, kebijakan retensi, dan jejak audit, yang memungkinkan organisasi memenuhi persyaratan hukum dan regulasi sekaligus melindungi records sensitif.

7. Bagaimana records diklasifikasikan dan diambil dalam repositori dokumen?

Records diklasifikasikan menggunakan metadata, kategori, dan struktur aktivitas bisnis, yang memungkinkan pengambilan cepat melalui pencarian lanjutan dan memastikan manajemen informasi perusahaan yang efisien.