Kelola konten Anda dengan mudah dan aman
ECM, Enterprise content management
OpenKM ECM membantu Anda menangkap, mengelola, menyimpan, menyimpan, dan membagikan semua aset informasi perusahaan.
Introduction
Manajemen Konten Perusahaan-ECM – adalah istilah yang didefinisikan pada tahun 2005 oleh para profesional informasi yang telah bersaing dengan konsep lain seperti EDRMS atau ERMS. Ada banyak literatur dengan istilah-istilah yang berkaitan dengan manajemen dokumen, seperti ECM, EDMS, ERMS, DM, KM antara lain lebih dipengaruhi oleh aturan pemasaran daripada alasan obyektif.
OpenKM adalah perangkat lunak ECM, namun kami lebih memilih istilah EDRMS (Enterprise Document and Record Management System), mungkin dengan keberhasilan yang lebih rendah di dunia pemasaran tetapi dari sudut pandang kami lebih ketat dan representatif.
Beberapa tantangan Manajemen Konten Perusahaan (sistem manajemen konten):
Memiliki alat yang mendukung strategi dalam organisasi.
Menyederhanakan proses manajemen perusahaan.
Penangkapan, pengelolaan, penyimpanan, dan pelestarian konten.
Mengelola informasi yang tidak terstruktur di seluruh siklus hidup.
Termasuk mekanisme atau alat untuk kolaborasi dalam organisasi.
Mengelola proses bisnis melalui Alur Kerja atau solusi BPM.
Menawarkan layanan untuk beberapa proses manajemen informasi.
Benefits
Manajemen Konten Perusahaan-ECM – adalah istilah yang didefinisikan pada tahun 2005 oleh para profesional informasi yang telah bersaing dengan konsep lain seperti EDRMS atau ERMS. Ada banyak literatur dengan istilah-istilah yang berkaitan dengan manajemen dokumen, seperti ECM, EDMS, ERMS, DM, KM antara lain lebih dipengaruhi oleh aturan pemasaran daripada alasan obyektif.
OpenKM adalah perangkat lunak ECM, namun kami lebih memilih istilah EDRMS (Enterprise Document and Record Management System), mungkin dengan keberhasilan yang lebih rendah di dunia pemasaran tetapi dari sudut pandang kami lebih ketat dan representatif.
Beberapa tantangan Manajemen Konten Perusahaan (sistem manajemen konten):
Sederhanakan pengelolaan informasi perusahaan.
Sederhanakan proses penyimpanan.
Menerapkan model keamanan global dan terpusat untuk informasi.
Meningkatkan dan menyederhanakan proses bisnis.
Menetapkan kebijakan untuk penyimpanan, transfer, dan penghancuran informasi.
Mendorong konektivitas antar sistem.
Hilangkan hambatan yang mencegah informasi dibagikan.
Hemat biaya.
Menyediakan akses universal ke informasi.
Meningkatkan efisiensi organisasi.
Meningkatkan kontrol informasi dalam organisasi.
Sederhanakan dan kendalikan proses dengan Alur Kerja.
Membantu Anda menetapkan budaya perusahaan yang berfokus pada saling mendukung dan efisiensi.
Menerapkan alat untuk menghubungkan orang dan proses.
“Proses digitalisasi otomatis faktur dan distribusi elektroniknya kepada pelanggan kami telah memungkinkan mereka untuk memulihkan investasi dengan cepat, mengatur kembali sumber daya manusia pada tugas-tugas lain agar lebih produktif dan lebih menghargai lingkungan”.
Features
OpenKM membantu Anda mengoptimalkan kualitas dan konsistensi proses Anda, mengotomatiskan pedoman Anda, dan membantu organisasi Anda dalam mengelola hasil (manajemen informasi).
OpenKM telah dirancang khusus untuk mengelola konten penting perusahaan dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan.
File plan
Rencana file adalah garis besar komprehensif yang mencakup siklus hidup lengkap konten ( proses bisnis), organisasi file, lokasi file aktif, instruksi transfer file, instruksi penyimpanan dan disposisi file, dan instruksi spesifik lainnya yang memberikan panduan untuk pengelolaan konten yang efektif.
Paket file OpenKM menentukan bagaimana konten akan diatur setelah dibuat atau diterima, menyediakan “peta jalan” untuk konten yang dibuat dan dikelola oleh unit organisasi, dan memfasilitasi pembuangannya.
Collaboration
Akses multi-perangkat universal (manajemen konten web)
Manajemen tugas.
Kalender
Forum
Wiki
Catatan dan anotasi dalam dokumen.
Pengeditan kolaboratif.
Tanda tangan elektronik.
Pemrosesan formulir.
Modules
Multitenant
Mail archiver
Digital Signature and Cryptography
Stamp (Watermark)
Reporting engine
Search engine
Digital transformation
Automatic cataloging
Tugas OpenKM didasarkan pada peristiwa dokumen-misalnya: konsep paradigma firewall untuk memvalidasi aturan dan menerapkan beberapa tindakan – dan membantu Anda mengatur logika bisnis secara otomatis. Anda dapat menetapkan aturan berdasarkan peristiwa dan, misalnya, memindahkan dokumen ke tujuan baru, mengubah keamanan, dan menerapkan transformasi dokumen (mengonversi ke PDF dengan kompresi group4), antara lain.
Berkat arsitektur plug-in OpenKM, dimungkinkan untuk memperluas fungsi-fungsi ini dengan mudah.
Automatic metadata capture
OpenKM Zone OCR – Pengenalan Karakter Optik-adalah proses pengambilan data dan dokumen. Ini dirancang untuk mengubah aliran dokumen dari struktur apa pun menjadi data siap bisnis. Berkat arsitektur OpenKM kami, hal ini dapat diintegrasikan dengan teknologi komersial seperti Abbyy Flexicapture, Kofax, dan Cognitive Forms.
Classification of business activities
Klasifikasi kegiatan bisnis bertindak sebagai alat yang ampuh untuk membantu pelaksanaan bisnis dan banyak proses yang terlibat dalam pengelolaan catatan:
Collaboration
Menyediakan keterkaitan antara catatan individual yang terakumulasi untuk memberikan catatan aktivitas yang berkelanjutan.
Memastikan catatan diberi nama secara konsisten dari waktu ke waktu.
Membantu dalam pengambilan semua catatan yang berkaitan dengan fungsi atau aktivitas tertentu.
Menentukan perlindungan keamanan dan akses yang sesuai untuk kumpulan catatan.
Mendistribusikan tanggung jawab untuk pengelolaan kumpulan catatan tertentu.
Mendistribusikan catatan untuk tindakan.
Menentukan periode penyimpanan yang tepat dan tindakan disposisi untuk catatan.
Version Control
Kontrol versi adalah pengelolaan perubahan pada dokumen. Perubahan biasanya diidentifikasi dengan nomor atau kode huruf, yang disebut “nomor revisi”. Setiap revisi dikaitkan dengan stempel waktu dan orang yang membuat perubahan. Revisi dapat dibandingkan secara grafis secara berdampingan dan juga dikembalikan.
Connectivity
Layanan Web REST dan CMIS.
Protokol jaringan CIFS, FTP, dan WebDAV didukung.
OpenKM dapat dengan cepat diintegrasikan dengan aplikasi pihak ketiga. Ada integrasi yang tersedia dengan Bonitasoft BPM, Microsoft Office, dan Vtiger.
Advanced preview
Ada ekstensi yang tersedia untuk melihat pratinjau file AutoCAD. Berkat arsitektur plug-in OpenKM kami, Anda dapat dengan mudah memperluasnya ke format lain.
Tracking
OpenKM menawarkan jejak audit yang lengkap dan dapat dikonfigurasi. Dengan itu, Anda memiliki bukti dokumenter tentang urutan aktivitas yang memengaruhi operasi, prosedur, atau peristiwa tertentu kapan saja.
Integrations
OpenKM dapat dengan cepat diintegrasikan dengan aplikasi pihak ketiga. Ada integrasi yang tersedia dengan Bonitasoft BPM, Microsoft Office, dan Vtiger.
