Enterprise Content Management System
OpenKM ECM membantu Anda untuk menangkap, mengelola, menyimpan, memelihara, dan membagikan seluruh aset informasi perusahaan.
- Pengantar
- Manfaat
- Fitur
- FAQ
Pengantar
Manajemen Konten Perusahaan (Enterprise Content Management - ECM) adalah istilah yang didefinisikan pada tahun 2005 oleh para profesional informasi yang telah bersaing dengan konsep lain seperti EDRMS atau ERMS. Terdapat banyak literatur mengenai istilah yang terkait dengan manajemen dokumen, seperti ECM, EDRMS, ERMS, DM, KM, dan lainnya, yang lebih banyak dipengaruhi oleh aturan pemasaran daripada alasan objektif.
OpenKM adalah perangkat lunak ECM, namun kami lebih menyukai istilah EDRMS (Enterprise Document and Record Management System), yang mungkin kurang begitu populer di dunia pemasaran, tetapi dari sudut pandang kami lebih ketat dan representatif.
Beberapa tantangan dari Manajemen Konten Perusahaan (sistem manajemen konten):
- Memiliki alat yang mendukung strategi dalam organisasi.
- Menyederhanakan proses manajemen perusahaan.
- Penangkapan, pengelolaan, penyimpanan, dan pelestarian konten.
- Mengelola informasi yang tidak terstruktur di seluruh siklus hidupnya.
- Menyertakan mekanisme atau alat untuk kolaborasi di dalam organisasi.
- Mengelola proses bisnis melalui solusi Workflow atau BPM.
- Menawarkan layanan untuk beberapa proses manajemen informasi.
Manajemen Siklus Hidup Dokumen & Manfaat
Manajemen Konten Perusahaan (Perangkat lunak ECM) adalah istilah yang menggabungkan manajemen dokumen, manajemen records, pencarian, kolaborasi, alur kerja (workflows), penangkapan data, transformasi digital, tanda tangan elektronik, pemrosesan formulir, digitalisasi, dan manajemen aset digital (DAM).
Sistem manajemen konten—perangkat lunak ECM—terutama ditujukan untuk mengelola siklus hidup informasi: mulai dari publikasi atau pembuatan awal, hingga pengarsipan (menyimpan informasi), dan pada akhirnya pembuangan (disposal).
Manajemen Konten Perusahaan membantu Anda:
- Menyederhanakan pengelolaan informasi perusahaan.
- Menyederhanakan proses penyimpanan.
- Menerapkan model keamanan global dan terpusat untuk informasi.
- Meningkatkan dan menyederhanakan proses bisnis.
- Menetapkan kebijakan untuk retensi, transfer, dan penghancuran informasi.
- Mendorong konektivitas antar sistem.
- Menghilangkan hambatan yang mencegah berbagi informasi.
- Menghemat biaya.
- Memberikan akses universal ke informasi.
- Meningkatkan efisiensi organisasi.
- Meningkatkan kontrol informasi di dalam organisasi.
- Menyederhanakan dan mengontrol proses dengan Workflows.
- Membantu Anda menetapkan budaya perusahaan yang berfokus pada dukungan bersama dan efisiensi.
- Menerapkan alat untuk menghubungkan orang dan proses.
Fitur
OpenKM membantu Anda mengoptimalkan kualitas dan konsistensi proses Anda, mengotomatiskan pedoman Anda, dan membantu organisasi Anda dalam mengelola hasil (manajemen informasi).
OpenKM telah dirancang khusus untuk mengelola konten kritis perusahaan dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan.
Rencana File (File plan)
Rencana file adalah garis besar komprehensif yang mencakup siklus hidup lengkap konten (proses bisnis), organisasi file, lokasi file aktif, instruksi transfer file, instruksi retensi dan disposisi file, serta instruksi spesifik lainnya yang memberikan panduan untuk manajemen konten yang efektif.
Rencana file OpenKM menentukan bagaimana konten harus diatur setelah dibuat atau diterima, memberikan "peta jalan" ke konten yang dibuat dan dipelihara oleh unit organisasi, serta memfasilitasi proses disposisinya.
Sistem Kolaborasi Dokumen
- Akses multi-perangkat universal (manajemen konten web).
- Manajemen tugas.
- Kalender.
- Forum.
- Wiki.
- Catatan dan anotasi dalam dokumen.
- Pengeditan kolaboratif.
- Tanda tangan elektronik.
- Pemrosesan formulir.
Modul
- Multitenant.
- Pengarsip Email (Mail archiver).
- Tanda Tangan Digital dan Kriptografi.
- Mesin BPM Terintegrasi.
- Stempel (Watermark).
- Mesin Pelaporan.
- Mesin pencari.
- Transformasi digital.
Katalogisasi otomatis
Tugas OpenKM didasarkan pada peristiwa dokumen - misalnya: konsep paradigma firewall untuk memvalidasi aturan dan menerapkan beberapa tindakan - dan membantu Anda mengatur logika bisnis secara otomatis. Anda dapat menetapkan aturan berdasarkan peristiwa dan, misalnya, memindahkan dokumen ke tujuan baru, mengubah keamanan, dan menerapkan transformasi dokumen (mengonversi ke PDF dengan kompresi group4). Berkat arsitektur plug-in OpenKM, fungsi-fungsi ini dapat diperluas dengan mudah.
Penangkapan metadata otomatis
OpenKM Zone OCR - Optical Character Recognition - adalah proses penangkapan data dan dokumen. Ini dirancang untuk mengubah aliran dokumen dari struktur apa pun menjadi data yang siap digunakan untuk bisnis. Berkat arsitektur OpenKM kami, ini dapat diintegrasikan dengan teknologi komersial seperti Abbyy Flexicapture, Kofax, dan Cognitive Forms, antara lain.
Klasifikasi aktivitas bisnis
Klasifikasi aktivitas bisnis bertindak sebagai alat yang ampuh untuk membantu pelaksanaan bisnis dan banyak proses yang terlibat dalam manajemen records:
- Memberikan keterkaitan antara records individual yang terakumulasi untuk memberikan rekam jejak aktivitas yang berkelanjutan.
- Memastikan records diberi nama secara konsisten dari waktu ke waktu.
- Membantu dalam pengambilan semua records yang berkaitan dengan fungsi atau aktivitas tertentu.
- Menentukan perlindungan keamanan dan akses yang sesuai untuk kumpulan records.
- Mengalokasikan izin pengguna untuk akses ke, atau tindakan pada, kelompok records tertentu.
- Mendistribusikan tanggung jawab untuk pengelolaan kumpulan records tertentu.
- Mendistribusikan records untuk ditindaklanjuti.
- Menentukan periode retensi dan tindakan disposisi yang tepat untuk records.
Kontrol versi
Kontrol versi adalah manajemen perubahan pada dokumen. Perubahan biasanya diidentifikasi dengan nomor atau kode huruf, yang disebut "nomor revisi". Setiap revisi dikaitkan dengan stempel waktu dan orang yang melakukan perubahan. Revisi dapat dibandingkan secara grafis secara berdampingan dan juga dapat dikembalikan (reverted).
Konektivitas
Webservices REST dan CMIS.
Jaringan protokol CIFS, FTP, dan WebDAV didukung.
Pratinjau lanjutan
Tersedia ekstensi untuk melihat pratinjau file AutoCAD. Berkat arsitektur plug-in OpenKM kami, ini dapat dengan mudah diperluas ke format lain.
Pelacakan (Tracking)
OpenKM menawarkan jejak audit yang lengkap dan dapat dikonfigurasi. Dengannya Anda memiliki bukti dokumenter dari urutan aktivitas yang telah memengaruhi operasi, prosedur, atau peristiwa tertentu kapan saja.
Integrasi
OpenKM dapat diintegrasikan dengan cepat dengan aplikasi pihak ketiga. Tersedia integrasi dengan Bonitasoft BPM, Microsoft Office, dan Vtiger, antara lain.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
1. Apa itu manajemen konten perusahaan (ECM)?
Mengelola semua konten perusahaan secara terpusat dalam satu sistem.
2. Bagaimana perbedaan ECM dengan DMS?
ECM menangani jenis dan format konten yang lebih luas dan beragam.
3. Apa itu manajemen siklus hidup dokumen di dalam ECM?
Ini adalah proses mengelola konten dari tahap pembuatan hingga tahap pengarsipan akhir.
4. Apa itu manajemen konten perusahaan di OpenKM?
Manajemen konten perusahaan memungkinkan organisasi untuk mengelola dokumen, data, dan konten di seluruh departemen dengan akses yang aman serta otomatisasi alur kerja.
5. Bagaimana ECM mendukung manajemen siklus hidup dokumen?
Sistem ini mengelola konten dari pembuatan hingga pengarsipan dengan dilengkapi kontrol versi, jejak audit, dan fitur kepatuhan standar perusahaan.
6. Bisakah ECM meningkatkan kolaborasi perusahaan?
Ya, ini berfungsi sebagai sistem kolaborasi dokumen yang tangguh, memungkinkan tim untuk berbagi, mengedit, dan mengelola konten secara aman.
