Document Management Software Features
Fungsionalitas OpenKM berfokus pada membantu Anda menyederhanakan operasi harian Anda.
Kumpulkan, kolaborasikan, dan manfaatkan informasi
- Kumpulkan
- Kolaborasi
- Manfaatkan
Kumpulkan (Collect)
Perangkat lunak manajemen dokumen OpenKM dengan mudah menangkap informasi tidak terstruktur dari sumber digital mana pun. Semua informasi yang dikumpulkan disimpan dan digunakan dalam satu ruang kerja tunggal. Hal ini memungkinkan pengguna untuk menelusuri, memperkaya, dan mengedit informasi yang dikumpulkan dari berbagai sumber dalam satu aplikasi.
Melalui API OpenKM, aplikasi apa pun dapat diintegrasikan dengan OpenKM, bertindak sebagai produsen atau konsumen informasi. Dengan demikian, informasi menggabungkan klasifikasi otomatis dan faktor manusia.
Tim dapat memperkaya dan memodifikasi dokumen yang dibagikan melalui diskusi teks, mengedit informasi dari berbagai jenis file, dan menautkan dokumen ke file terkait lainnya.
Klien (Client)
- Klien Web dan Seluler.
- Tersedia untuk iPhone dan Android.
- Antarmuka pengguna yang cepat dan menyenangkan untuk Desktop dan Seluler menggunakan AJAX.
- Diterjemahkan ke lebih dari 40 bahasa.
Add-in Microsoft Office
- Add-in MS Office untuk: MS Outlook, MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, MS Visio, MS Project, dan MS Access.
- Impor dari server email.
- Impor otomatis dan penyortiran melalui filter yang dapat dikonfigurasi.
- Impor file berekstensi .eml dan .msg.
Barcode 1D / Linier
- Codabar, Code 39, Code 93, Code 128, EAN-8, EAN-13, ITF, UPC-A, UPC-E, RSS-14, RSS Expanded (dapat diperluas ke format lain).
Barcode 2D / Dua Dimensi
- Data Matrix, PDF 417, QR Code, Aztec (dapat diperluas ke format lain).
Alat Lanjutan Klien
- Pratinjau file multimedia.
- Administrasi web.
- Pengeditan online (Live Edit).
- Dukungan FTP.
- Fitur *Drag & drop* (seret dan lepas file) langsung dari desktop.
OCR (Optical Character Recognition)
- Pindai dan amankan penyimpanan semua dokumen kertas.
- Dapat diintegrasikan dengan sebagian besar mesin OCR Open Source dan Komersial.
Antivirus
- Mencegah masuknya dokumen yang terinfeksi virus ke dalam repositori.
Tanda Tangan Dokumen
- Tanda tangan elektronik dengan sertifikat digital.
- Tanda tangan tulisan tangan (*Handwritten*).
- Stempel dokumen (*Watermark/Stamp*).
Stasiun Pemindaian & Alat PDF
- *Wizard* untuk pemindaian massal, konversi ke PDF, mengatur metadata, dan menambahkannya ke OpenKM.
- Pisahkan, putar, ekstrak, atau hapus halaman tertentu ke dalam file tunggal yang baru.
Kolaborasi (Collaborate)
OpenKM memungkinkan berbagi informasi dan kolaborasi antar pengguna, memfasilitasi distribusi yang efisien dan akses cepat ke informasi untuk memecahkan masalah dan membantu dalam pengambilan keputusan.
Manajemen Dokumen
- Unggah dokumen secara massal (Bulk upload).
- Unduh folder sebagai file ZIP.
- Kunci/Buka kunci (*Lock/Unlock*) dokumen.
- Manajemen favorit & pilih folder *startup* default.
- Pembuatan dokumen dari templat.
- Dokumen pribadi dan tempat sampah (*recycle bin*) untuk setiap pengguna.
- Pemberitahuan email saat ada perubahan.
- Kirim URL atau dokumen lampiran via email.
- Catatan dokumen dan forum diskusi.
- Ekstraksi metadata dari dokumen.
- Kategorisasi, tag pengguna, dan ID dokumen unik.
- Hubungan antar dokumen (induk-anak, dua arah, dll.).
- Penanda air (*Watermark*) teks atau gambar.
- Katalogisasi otomatis dan kedaluwarsa dokumen.
Alur Kerja (Workflow)
- Buat alur kerja yang kompleks (Tinjauan, persetujuan, validasi).
- Dukungan untuk alur kerja paralel dan serial.
- Tetapkan tugas ke grup atau pengguna tertentu.
- Pantau tugas, status, dan proses dari *dashboard*.
- Picu alur kerja otomatis berdasarkan jenis folder/dokumen.
Pratinjau Dokumen
- Mendukung file AutoCAD, keluarga MS Office, keluarga Open Office, PDF, file video, file suara, gambar, dan dapat diperluas ke format lain.
Kontrol Versi
- Berbasis pada model *check-in / check-out*.
- Tambahkan komentar ke dalam versi.
- Kelola riwayat versi (pulihkan, padatkan).
- Bandingkan versi (berdasarkan metadata dan teks).
Metadata
- Tentukan berbagai bidang metadata (input, tanggal, tautan, daftar pilihan tunggal/ganda, area teks, kotak centang).
- Dukungan untuk metadata dalam berbagai bahasa.
Dasbor (Dashboard)
- Akses cepat ke: dokumen terakhir diedit, dikunci, diunduh, disubscribe, dimodifikasi, diunggah, dan email masuk.
- Berita pengguna (agen pencarian) dan layanan RSS.
- Pemantauan alur kerja dan tugas.
Manajemen Tugas
- Delegasikan dan lacak tugas-tugas pengguna secara terpusat.
- Tetapkan tenggat waktu (*deadline*) pada tugas individu atau kelompok.
- Dapatkan laporan kemajuan proyek dan dokumen terkait.
Manfaatkan (Capitalize)
Ubah sekumpulan data tak terstruktur di perusahaan Anda menjadi aset pengetahuan yang berharga. Dengan OpenKM, Anda dapat memanfaatkan analitik, kecerdasan buatan, dan mesin pencari canggih untuk mengubah arsip mati menjadi sistem informasi yang proaktif dan mendorong keputusan bisnis yang lebih baik.
