Document Management System

Kelola konten dengan mudah, sederhanakan pekerjaan Anda, dan tingkatkan efisiensi

Ubah informasi Anda menjadi pengetahuan

Ringkasan
Manfaat
Fitur
FAQ

Ringkasan

Memanfaatkan Document Management System menghasilkan sumber informasi tentang aktivitas bisnis yang dapat mendukung tindakan serta keputusan bisnis selanjutnya dan memastikan akuntabilitas kepada pemangku kepentingan saat ini maupun di masa depan.

Dokumen berisi informasi yang merupakan sumber daya berharga dan aset bisnis yang kritis. Pendekatan sistematis untuk mengelola dokumen sangat penting bagi organisasi dan masyarakat untuk melindungi dan melestarikan dokumen sebagai bukti dari sebuah tindakan.

Manajemen Dokumen yang Efektif akan:

Memungkinkan Anda menjalankan bisnis secara tertib, efisien, dan akuntabel.
Mendukung dan mendokumentasikan pembentukan kebijakan serta pengambilan keputusan manajerial.
Memfasilitasi pelaksanaan aktivitas yang efektif di seluruh organisasi.
Memenuhi persyaratan legislatif dan peraturan termasuk aktivitas pengarsipan, audit, dan pengawasan.
Melindungi kepentingan organisasi dan hak-hak karyawan, klien, serta pemangku kepentingan saat ini dan masa depan.
Memberikan bukti aktivitas bisnis, pribadi, dan budaya.
Memelihara memori perusahaan, pribadi, atau kolektif.

Memungkinkan Anda memberikan layanan secara konsisten dan adil.
Memberikan konsistensi, kontinuitas, dan produktivitas dalam manajemen serta administrasi.
Memberikan kontinuitas jika terjadi bencana.
Memberikan perlindungan dan dukungan dalam proses hukum termasuk manajemen risiko yang terkait dengan ada atau tidaknya bukti aktivitas organisasi.
Mendukung dan mendokumentasikan penelitian serta pengembangan saat ini dan di masa depan.
Membangun identitas bisnis, pribadi, dan budaya.

Manajemen Siklus Hidup Dokumen

Document Management System OpenKM membantu Anda mengatur, memelihara, dan mengelola dokumen dari manajer serta setiap orang yang membuat atau menggunakannya dalam aktivitas bisnis mereka. Kontrol dan lacak seluruh siklus hidup setiap dokumen dengan otomatisasi, notifikasi, dan audit.

Document Management System membantu organisasi Anda dalam:

Penetapan kebijakan dan standar.
Pembentukan dan penyebaran pedoman.
Merancang, menerapkan, dan mengelola sistem khusus untuk mengelola dokumen.

Menetapkan akses, tanggung jawab, dan wewenang.
Menyediakan berbagai layanan yang berkaitan dengan pengelolaan dan penggunaan dokumen.
Integrasi proses manajemen dokumen ke dalam sistem dan prosedur bisnis.

Fitur Repositori Dokumen

Katalogisasi otomatis

Tugas Document Management System didasarkan pada peristiwa dokumen - seperti konsep paradigma firewall, memvalidasi aturan dan menerapkan tindakan - yang membantu Anda mengatur logika bisnis secara otomatis. Anda dapat menetapkan aturan berdasarkan peristiwa, seperti memindahkan dokumen ke folder baru, mengubah keamanan, atau menerapkan transformasi dokumen (mengonversi ke PDF dengan kompresi group4). Berkat arsitektur plug-in OpenKM, sistem ini sangat mudah untuk diperluas.

Penangkapan metadata otomatis

OpenKM Zone OCR adalah opsi untuk penangkapan data dan pemrosesan dokumen. Ini dirancang untuk mengubah dokumen dengan struktur apa pun menjadi data yang siap digunakan untuk bisnis. Berkat arsitektur sistem, ini dapat diintegrasikan dengan teknologi komersial seperti Abbyy Flexicapture, Kofax, Cognitive Forms, dan lainnya.

OCR

Optical Character Recognition (OCR) adalah teknologi yang memungkinkan Anda mengonversi berbagai jenis dokumen, seperti pindaian kertas, file PDF, atau gambar kamera menjadi data yang dapat diedit dan dicari. Berkat arsitektur kami, sistem dapat mengintegrasikan mesin OCR open source maupun komersial.

Modul

Multitenant.
Pengarsip Email (Mail Archiver).
Tanda Tangan Digital.
Kriptografi.
Mesin BPM Terintegrasi.
Stempel (Stamp).
Mesin Pelaporan.
Manajer Tugas & Kalender.

Pratinjau lanjutan

Tersedia ekstensi untuk melihat pratinjau file AutoCAD. Berkat arsitektur plug-in, fungsionalitas ini mudah diperluas untuk format file lainnya.

Kontrol versi

Kontrol versi adalah manajemen perubahan yang dilakukan pada dokumen. Biasanya diidentifikasi dengan nomor atau kode huruf yang disebut "nomor revisi". Setiap revisi dikaitkan dengan stempel waktu dan pengguna yang melakukan perubahan. Modifikasi dapat dibandingkan secara grafis dan versi sebelumnya dapat dipulihkan.

Pelacakan (Tracking)

Document Management System menawarkan jejak audit yang lengkap dan dapat dikonfigurasi. Anda memiliki bukti dokumenter dari urutan aktivitas, prosedur, atau peristiwa yang memengaruhi segala hal dalam sistem pada waktu tertentu.

Pembacaan kode batang (Barcode)

Modul barcode mendukung format: Codebar, Code 39, Code 93, Code 128, EAN-8 dan EAN-13, ITF-14, UPC-A dan UPC-E, RSS-14, RSS Expanded, Data Matrix, PDF417, QR Code, dan Aztec.

Layanan Web (Webservices)

Mendukung REST dan CMIS.

Jaringan

Mendukung protokol CIFS, FTP, dan WebDAV.

Integrasi

Dapat diintegrasikan dengan cepat ke aplikasi pihak ketiga. Tersedia integrasi dengan Bonitasoft BPM, Microsoft Office, Vtiger, dan lainnya.

OMR

Optical Mark Recognition (OMR) adalah pembacaan tanda oval dan kotak centang pada formulir/dokumen menggunakan area atau zona pemindaian yang telah diatur.

Pertanyaan yang Sering Diajukan tentang Document Management System

Apa itu Document Management System (DMS)?

Document Management System (DMS) adalah perangkat lunak yang memungkinkan organisasi untuk mendigitalkan, menyimpan, mengatur, mencari, dan mengontrol akses ke dokumen mereka secara terpusat dan aman. Ini menggantikan pengarsipan kertas fisik dengan repositori digital yang memastikan keterlacakan, kontrol versi, dan kepatuhan peraturan.

Apa manfaat dari Document Management System?

Manfaat utama meliputi: pengurangan waktu pencarian dokumen hingga 80%, penghapusan dokumen ganda, kontrol versi, akses jarak jauh yang aman, kepatuhan GDPR, otomatisasi alur kerja, dan pengurangan biaya operasional secara signifikan.

Apa itu Edisi Komunitas (Community Edition)?

Edisi Komunitas didistribusikan sebagai freeware (gratis). Edisi Profesional dan Perusahaan tetap tersedia dengan fitur lanjutan, dukungan resmi, dan jaminan layanan.

Apakah Document Management System mendukung AI dan machine learning?

Ya. Sistem mengintegrasikan AI secara natif di beberapa lapisan: mesin RAG untuk pencarian semantik teks alami, Server & Client MCP untuk terhubung ke agen AI eksternal, dan fitur obrolan dokumen untuk ringkasan dan ekstraksi metadata. Mendukung OpenAI, Anthropic, Gemini, Mistral AI, dan LLM lokal/pribadi.

Bisakah ini menggantikan Document Management System lain?

Ya. Sistem memiliki rekam jejak yang terbukti berhasil dalam migrasi dari platform lain seperti SharePoint, Alfresco, DocuWare, dan OnBase dengan menjamin integritas dokumen, metadata, dan perizinan akses.

Apa perbedaan antara Cloud dan On-Premise?

Cloud (SaaS) dihosting dan dikelola sepenuhnya dengan pembaruan otomatis. On-Premise diinstal di server pelanggan sendiri, memberikan kontrol data penuh dan integrasi sistem internal untuk kepatuhan residensi data yang ketat.